Wir arbeiten agil!
Ein Hype, der hält was er verspricht?

Agiles Projektmanagement

Wir arbeiten agil! Ein kleiner Satz, der damals, als wir mit dem agilen Arbeiten starteten, große Wirkung zeigte: Binnen kürzester Zeit entbrannte ein großer Wirbel um DIE neue und moderne Arbeitsmethode, die hierarchisch geprägte Unternehmens- und Arbeitswelten gehörig auf den Kopf stellte. Wie ein Qualitätssiegel sichert das agile Projektmanagement eine Reihe von unschlagbaren Vorteilen zu, die nicht nur die Abläufe im Unternehmen effizienter und effektiver machen sollen: Erfolgreichere Ergebnisse, selbstorganisierte Teams und wegfallende Hierarchiestufen. Endlich mal ein Hype, der hält was er verspricht? Und letztlich vielleicht gar nicht nur ein Hype ist?

In den folgenden Abschnitten beleuchten wir die Arbeitsmethode und geben einen Einblick in unsere Erfahrung mit dem agilen Projektmanagement.

Agiles Arbeiten: Eine Definition

Anders als in klassischen Unternehmensstrukturen werden projektbezogene Entscheidungen nicht von der Führungsetage getroffen, sondern von den Mitarbeitenden selbst. Diese sind in Teams autonom organisiert und tragen die vollständige Verantwortung für Kundenprojekte als auch die Definition ihrer Ziele. Eine hohe Flexibilität und Handlungsfähigkeit beschreiben den Kern der agilen Arbeitsmethode. Seien es Veränderungen am Markt oder rasante Technologieentwicklungen – durch ein proaktives als auch reaktives Arbeiten kann auf mögliche Herausforderungen schnell reagiert werden. Statt an klassischen Projektstrukturen festzuhalten gilt es beim agilen Arbeiten Prozesse beständig zu optimieren und dynamisch zu gestalten. Im Fokus stehen dabei der Kunde und der Mitarbeiter.

Mehrdimensionale Ansätze statt One-Hit-Wonder

Für die sich stetig ändernden Rahmenbedingungen in der digitalen Welt benötigt es innovative und intelligente Denkansätze. Dafür hält das agile Projektmanagement eine Vielzahl an Methoden und Werkzeugen bereit, um Lösungen für das jeweilige Projekt zu finden. Die bekanntesten Methoden sind Design Thinking, Scrum und Kanban.

Design Thinking

Im Verlauf von mehreren aufeinander aufbauenden Prozessschritten werden verschiedenste Ideen entwickelt, die zum Lösen von Problemen führen sollen. Dabei handelt es sich nicht um ein starres Konzept, sondern um eine Art zu denken und beschreibt die Aufgeschlossenheit gegenüber verschiedenen Richtungen. Im Vordergrund steht der Kunde, bei dem die Lösungen und innovativen Ideen Anwendung finden sollen. Design Thinking kennzeichnet ein hohes Maß an Kommunikation und Offenheit für Feedback, Diskussion und Reflektion.

Scrum

Mit Scrum erhält ein Unternehmen ein mächtiges Werkzeug mittels dem sich das Projekt in unterschiedliche Arbeitspakete einteilen lässt. Nach einem Sprint werden die Teilergebnisse dann mit dem Kunden in einer Rückmeldeschleife besprochen. Der große Vorteil besteht darin auf Änderungen in den Anforderung eingehen und auf Probleme schnell reagieren zu können. Anders als im klassischen Projektmanagement sind Aufgaben nicht starr verteilt und bleiben nicht bis zum Projektabschluss in einer bearbeitenden Hand. Scrum unterteilt Teams in verschiedene Rollen: Der Product Owner übermittelt neue Anforderungen an das Entwicklungsteam oder gibt den Projektstand an den Kunden durch. Er bildet die Schnittstelle zwischen Kunden und Team. Der Scrum Master behält stetig die Arbeitsauslastung des Teams als auch den Projektfortschritt im Blick. Mit neutraler Position sorgt er für den wöchentlichen Austausch und sucht Lösungen bei Konflikten. Der gesamte Arbeitsprozess ist gezeichnet von einer hohen Transparenz und Kommunikation, in der Probleme gemeinsam gelöst werden. Für die eigentliche Umsetzung sorgt jedoch ein Entwicklungsteam. Mit Tickets werden die jeweiligen Fortschritte festgehalten, sodass bei Krankheit ein anderer Mitarbeiter die Position übernehmen und an dem Projekt weiterarbeiten kann. So entstehen bestenfalls keine Verzögerungen oder gar ein Stillstand.

Kanban

Kanban ist eine weitere Methode des agilen Projektmanagements, bei dem der Workflow auf einem Board visualisiert wird. Sei es auf einem Whiteboard, mit Karteikarten oder Haftnotizen: Das Board tritt in unterschiedlichen Formen auf, was jedem Unternehmen selbst überlassen ist. Wir sind digital durch Tickets organisiert und verwenden ein spezielles Programm namens Jira. Jedes Ticket repräsentiert ein Arbeitspaket und soll möglichst im Verständnis des Flows ohne Störungen oder Hindernisse durch ein Spaltensystem gleiten. Diese Projektorganisation gibt allen Beteiligten einen transparenten Überblick über Projektfortschritt als auch mögliche Herausforderungen, die den Flow behindern könnten. Das Kanban-System beschränkt sich nicht nur auf das Projektmanagement, sondern kann auch in verschiedenen Unternehmensbereichen Anwendung finden wie in Marketing und Vertrieb oder der Buchhaltung.

Hand aufs Herz: Agilität als langwieriger Umstellungsprozess

Bis es zur vollständigen Umstellung von klassischen Organisations- und Projektstrukturen in ein agiles Arbeitssystem kommt, müssen Unternehmen sich auf einen langwierigen und jahrelangen Prozess einstellen. Denn vor allem in der Zusammenarbeit mit klassisch strukturierten Unternehmen können agile Methoden nicht immer im beruflichen Alltag umgesetzt und eingehalten werden. Unterschiedliche Deadlines und Dringlichkeiten der Projekte machen den Methoden häufig einen Strich durch die Rechnung. Aber auch intern ist die Umsetzung der dynamischen Verfahren nicht immer ganz einfach: Herzstück des agilen Arbeitens ist die Kommunikation und der Austausch im Team. Umso größer das Team, desto schwieriger gestalten sich die Abstimmungsprozesse und die Entwicklung einer Teamkultur. Ideal in der Anwendung ist eine maximale Größe von 10 Teilnehmern. Doch nicht nur die Größe ist ausschlaggebend, die Anforderungen an jeden einzelnen Mitarbeiter sind hoch: Feedback, Kritikfähigkeit, Flexibilität und die Bereitschaft für innovatives Mit- und Nachdenken.

Intrinsische statt Extrinsische Motivation

Agiles Projektmanagement bedeutet nämlich vor allem eins: Disziplin. Prozesse müssen eingehalten, User Storys und Akzeptanzkriterien geschrieben und Tickets gepflegt werden. Zum agilen Projektmanagement gehören regelmäßige Meetings. Diese erlauben keine Verspätungen, da sie generell nur kurz und effizient angesetzt sind. Im Anschluss lässt es sich dann aber gerne mit den Kollegen noch bei einem Kaffee zu den Projekten austauschen. Pünktlichkeit, eigenverantwortliches Arbeiten und flexibles Mitdenken sind für die agilen Arbeitsprozesse unentbehrlich - für viele aber eine Herausforderung. Entscheidungen werden anders als in klassischen Organisationen nicht endgültig von der Führungsetage vorgegeben, sondern können vom Team diskutiert und reflektiert werden.
Agiles Arbeiten funktioniert nur mit intrinsischer Motivation der Mitarbeiter, die für die Unternehmensziele und Projektthemen brennen und bereit sind sich stetig weiterzuentwickeln. Da die Arbeitsmethode von einem Miteinander lebt und unterschiedlichste Meinungen und Ideen aufeinandertreffen, ist Kritik- und Reflektionsfähigkeit eine wichtige Voraussetzung, um sich im Team zurechtzufinden. Denn agiles Arbeiten bedeutet mit Offenheit und Transparenz Fehler zu reflektieren und aus diesen zu lernen. Diese Eigenschaften können zwar angeeignet werden, dennoch ist der direkte und selbstkritische Austausch mit unterschiedlichen Persönlichkeiten nicht jedermanns Sache.

Ist ein Mensch jedoch bereit sich dafür zu begeistern, behält das agile Arbeitssystem ausgezeichnete Möglichkeiten für persönliche Weiterentwicklung und Wachstum bereit. Keine monotonen Aufgaben für die nächsten 20 Jahre wie in einem klassisch liniengeführten Unternehmen, sondern die Chance sich immer wieder in neue spannende Themen einzuarbeiten und sich neuen Teams anzuschließen. Das erhält die mentale Gesundheit, weil das Ausprobieren und eigenständige Denken gefördert und befürwortet wird. Agiles Arbeiten erlaubt es schneller auf dynamische Marktsituationen reagieren zu können und löst Frustrationsgrenzen durch bürokratische Hürden und veraltete Prozesse. Das kommt Team, Unternehmen und Kunden zugute, da Probleme nicht nur gesehen, sondern mit schnellen Lösungen geantwortet werden kann. Das Unternehmen gibt dabei den roten Faden vor. Aufgabe auf Seiten des Unternehmens ist es den Mitarbeitern zu erklären, wohin die Vision zielt und einen Rahmen aus Werten, Normen und Einstellungen zu erschaffen, der Entscheidungen, Handlungen und Verhaltensweisen vorgibt.

Unser Fazit

Das agile Arbeitssystem löst Probleme an vielen Stellen innerhalb und außerhalb von Unternehmen. Sei es die Stagnation vieler Mitarbeitenden aufgrund zu monotoner Aufgaben, bürokratischer Hürden, starrer Konzepte oder ganz einfach fehlender Kommunikation innerhalb der Teams. Mit der hohen Freiheit und Verantwortung für eigene Aufgaben eröffnet sich ein ganz neuer Antrieb: die Eigenmotivation. Dadurch finden sich schnelle innovative Lösungen, die Kunden und seinen Anwendern zugute kommen. Durch die transparente Kommunikation wird Silodenken aufgehebelt, wodurch Ideen und Meinungen nicht ungehört bleiben. Das fördert Fehler- und Teamkultur. Dennoch sollten Unternehmen für eine Umstellung viel Zeit einplanen und agile Methoden sinnvoll einsetzen.

Autor/in: Kathleen Entz

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