Virtuelle & hybride Events - Expertenpanel

Stefanie und Sven Sonntag waren zu Gast im Podcast #Markfragtnach von Mark Herten und haben in einem spannenden Gespräch über virtuelle & hybride Events ihre Erfahrungen und Insights weitergegeben.

Wie nehmen wir den mit Spannung geladenen Diskurs zur zukünftigen Gestaltung von Messen und Events wahr? Wie wird sich in Zukunft die Messelandschaft aufstellen? Welche neuen Konzepte greifen bei Live-Messen vor Ort und was muss alles beachtet werden, damit ein virtuelles Event zu einem Erfolg wird?

Als Kommunikationsdienstleister in der B2B-Branche, beschäftigen wir uns täglich mit der Thematik. Wir unterstützen seit Jahren mit unseren Produkten und Dienstleistungen im Bereich Visualisierung und Produktkommunikation. Im engen Austausch mit unseren Kunden, entwickeln wir virtuelle & hybride Events aber auch digitale Applikationen für den Messeauftritt vor Ort. Wir haben für euch in diesem Paper die wichtigsten und spannendsten Insights anhand der Einblicke aus unserer Arbeit und den Learnings aus dem Podcast-Gespräch, aufbereitet. Wir stellen fest – die Wahrheit liegt wie so oft in der Mitte.

1. Virtuelle Events und physische Messen – Die goldene Mitte

Virtuelle Events erlebten in den letzten Jahren einen regelrechten Schub, bedingt durch den Digitalisierungsdruck und die neuen Umstände, die durch Corona auf die Unternehmen und Messeveranstalter einwirkten. Doch Masse bedeutet bei virtuellen Events nicht gleich Klasse. Wenn das zugehörige Konzept fehlt, besteht die Gefahr, dass virtuelle Events nicht ihr komplettes Potential entfalten. Es lässt sich nicht ohne weiteres jedes Live Event 1:1 im virtuellen Raum nachbilden und das sollte auch nicht das ausgegebene Ziel sein. Hier ist ein klar definiertes Konzept, welches auf den virtuellen Raum zugeschnitten ist und dessen Vorteile ausschöpft, erforderlich.

Gespannt verfolgen wir seit längerer Zeit die Diskussion, zwischen Anbietern virtueller Plattformen und den klassischen Messeveranstaltern. Dabei nehmen wir einen polarisierenden Austausch wahr, indem jeder logischerweise für sein Geschäftsmodell einsteht. Doch genau hier wollen wir den Fokus wieder neu setzen. Durch die Unschärfe die mit dem Diskurs entstand, verlieren viele die Bedürfnisse der Kunden und Zielgruppe aus den Augen, für die das virtuelle Event oder die Live-Veranstaltung konzipiert werden. Diese Bedürfnisse haben sich durch Corona sehr stark verändert und wurden sicherlich durch den digitalen Boost differenziert. Hier ist ganz klar, dass Anbieter von Eventformaten – ob live oder digital – mit der Zeit gehen müssen. Versteift sich ein Anbieter auf das eine oder das andere Format, werden diese mittelfristig in Schwierigkeiten geraten.

Wir haben auch vor Corona virtuelle Events erstellt und Applikationen oder Konzepte für Messeauftritte erarbeitet. Die Entwicklung war also schon da und wurde nur beschleunigt. Ein „zurück“ in alte Muster, kann es somit nicht geben. Es gilt klar die Stärken der jeweiligen Formate zu definieren, abzugrenzen in welchem Bereich welches Konzept Sinn ergibt und Mehrwert stiftet.

2. Welche Konzepte greifen physisch oder virtuell? – Eine Einordnung

Welche Events virtuell stattfinden oder was vor Ort seine Stärken ausspielt, ist immer abhängig davon, welches Ziel der Veranstalter oder Aussteller verfolgt. Wir nehmen die Sehnsucht nach dem persönlichen Austausch natürlich wahr. Was das Thema „Networking“ anbelangt, ersetzt kein digitales Event oder Tool so schnell den face-to-face Austausch in gleicher Qualität und Intensität. Virtuell ist Networking dennoch in bestimmten Konstellationen wertvoll und kann realisiert werden. Treffen oder Workshops in einer gefestigten Gruppe mit gewisser Struktur, sind online super zu realisieren. Die Tools dafür sind bereits da. Der wichtigste Aspekt ist hierbei, dass Personen mit gleichen Interessen vernetzt werden. Sollen Personen jedoch zufällig zusammengebracht werden und haben dabei noch unterschiedliche Interessen, ist Online-Networking eher das falsche Setting. Die Zufälligkeit wie bei einer physischen Begegnung greift nicht und kann auch nicht adäquat nachgebildet werden. Hier spielt klar das physische Format seine Stärken in der „Zufälligkeit“ von Begegnung und Austausch aus. Dafür ist das Format definitiv prädestiniert. Ziel sollte am Ende immer sein, die Erwartungshaltung der Teilnehmer an das Networking zu erfüllen und deren Ziele im Blick zu behalten, egal ob vor Ort oder virtuell. Die Erwartungshaltung an das Networking ist virtuell immer etwas schwieriger zu adressieren.

Ist jedoch das Ziel, neue Produkte oder Innovationen zu präsentieren, steht die virtuelle Präsentation der physischen in nichts nach. Hier bieten sich zumal beliebig viele und vor allem innovative Möglichkeiten, mit dem virtuellen Event ein einmaliges Erlebnis zu erschaffen und dadurch die Marketing- und Vertriebsarbeit auf eine neue Stufe zu heben. Strukturierter Aufbau, stringentes Storytelling und eine perfekt konzeptionierte User Experience, spielen hier ganz klar ihre Vorteile aus. Auf diese Aspekte gehen wir in den nachfolgenden Insights noch genauer ein.

3. Hybride Events – Buzz-Word oder Veranstaltungsform mit Konzept

Der Begriff „Hybride Events“ wird aktuell sehr inflationär als Buzz-Word nach oben getrieben und ist fast überall zu lesen. Es sollte jedoch geklärt werden, was hybride Events überhaupt charakterisiert. Ein onsite-Event einfach zu streamen und einen Chat einzurichten, verkörpert für uns bei weitem nicht ein hybrides Event. Vielmehr müssen zwei parallele Events mit jeweiligem Storytelling und differenzierter User Experience erarbeitet werden. Die Kunst ist es, Teilnehmer mit den jeweiligen Storytellings für das virtuelle und das onsite-Event abzuholen, zu begeistern und am Ende des Tages eine gleichwertige Experience und Informationsstand zu ermöglichen. Bei aller Digitalisierung sollte der Faktor Mensch, sprich der Kunde für den das Event durchgeführt wird, zentraler Ausgangspunkt aller Überlegung und Konzeption sein.

4. Welche Faktoren bestimmen den Erfolg virtueller/hybrider Events?

Natürlich sind Zahlen und KPI´s wichtige Kenngrößen für den Erfolg virtueller aber auch physischer Events. Sich auf die Größe dieser Zahlen zu fokussieren, ist aber der falsche Ansatz. Die Kunst ist, diese in den richtigen Kontext zu setzen, lesen zu können und auszuwerten wofür diese Zahlen stehen. Die reine Teilnehmerzahl entscheidet z.B. nicht über den Erfolg eines Events. Digital sind die Möglichkeiten Zahlen und Daten zu erheben enorm. Aber es kommt darauf an, wie im Nachgang mit diesen verfahren wird. Erfolgreiche virtuelle Events sind ganz klar davon abhängig, ob der Kunde zufrieden ist und seine Ziele erreicht hat. Diese Ziele können in einem gemeinsamen Workshop herausgearbeitet und definiert werden. Elementar ist, dass ein erfolgreiches Event nicht mit dem letzten Tag der Veranstaltung endet und eine gute Nachbereitung stattfindet. Wurden alle Besucher auf ihrer User Journey abgeholt? Gibt es Learnings, mithilfe derer wir in Zukunft das Event verbessern können? Was passiert mit der Botschaft und den Eindrücken bei den Teilnehmern? Werden aus Interessenten Leads und im Anschluss glückliche Kunden? Habe ich meine im Vorfeld der Veranstaltung definierten Vertriebsziele erreicht? Diese und weitere Analyseschritte verbessern den Erfolg virtueller & hybrider Events und sind essenziell für eine saubere Nachbereitung. 

Ein weiterer Faktor für ein erfolgreiches virtuelles Event, ist die Erwartungshaltung der Teilnehmer zu erfüllen. Erwartungsmanagement ist somit ein zentraler Bestandteil. Unsere Erfahrung zeigt, dass Unternehmen z.B. bei einer Produktpräsentation sich um das Setting für den Messe- oder Eventaufbau kümmern, die übergreifende Unternehmenskommunikation aber noch Raum für Verbesserungen aufzeigt. Möchte ich eine große und ganzheitliche Geschichte erzählen, die in sich konsistent ist und die Interessenten begeistert? Werte, Botschaften und Eindrücke die ich zusätzlich zur Produktpräsentation transportiere, müssen sich auch in der Kommunikation im Vor- und Nachgang und schlussendlich in der gesamten Unternehmenskommunikation wiederfinden. Unser Tipp ist, je mehr an dieser Stelle nachgeschärft wird, desto größer der Erfolg des Events und die Erwartungshaltung der Besucher werden erfüllt. Schlussendlich muss ein erfolgreiches Event, ob digital oder vor Ort, einen echten Mehrwert bieten und die Botschaft des Events langfristig im Gedächtnis verankern.

5. Unsere Tipps zur Umsetzung virtueller/hybrider Events

Storytelling ist eines der wichtigsten Aspekte, dass bei der Konzeptionierung virtueller Events bedacht werden muss. Es darf nicht der Fehler gemacht werden, das Storytelling aus dem Live-Event exakt ins Digitale übertragen zu wollen. Die Möglichkeiten, im virtuellen das Event auf der räumlichen und zeitlichen Ebene zu beeinflussen, gilt es zu nutzen und die Vorteile auszuspielen. Viel kreative Freiheit in der Gestaltung der Story oder des Settings schaffen Raum, um das Event auf die eigenen Ziele und die Erwartungshaltung der Kunden zuzuschneiden. Im Gegensatz zur physischen Messe, bei der der Rahmen immer vorgegeben ist, kann im virtuellen auf individueller Ebene eine ganz andere Dimension kreativer Freiheit und Gamification ausgelebt werden. Natürlich muss das Setting in die Gesamtkampagne passen, Grenzen gibt es hier jedoch nicht viele. Es sollte nicht nur etwas „cooles Neues“ sein, sondern etwas „cooles Neues“ genau für die Kunden.

Ein weiterer Tipp bei der Umsetzung, ist die Nutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit des virtuellen Events sowie der eingesetzten Tools. Die Auswahl erfolgt eng angepasst an die Zielgruppe und Personas, die das Event besuchen. Der Einsatz sinnvoller Tools, die nicht die Usability und dadurch die Experience stören, steht im Vordergrund. Bei der Fülle an Möglichkeiten, ist es schwer den Überblick zu behalten und nur die Anwendungen auszuwählen, die die Erreichung des virtuellen Eventzieles unterstützen.

Zu einer guten Planung speziell hybrider Events, zählt im nächsten Schritt, das virtuelle Konzept mit dem des Live-Events zu koppeln. Die Kunst ist, daraus ein ganzheitliches Event, mit jeweils angepasstem Storytelling für die Experience im digitalen Raum oder vor Ort, zu erschaffen.

Perfektion finden virtuelle, hybride aber auch Live-Events, wenn diese in die gesamte Unternehmenskommunikation eingebettet werden. Unsere Erfahrung ist es, dass noch zu viel in kleinen Schemata gedacht wird. Es steht beispielsweise die nächste Produktvorstellung oder Messe an, wofür neue Konzepte erstellt werden. Den großen Rahmen oder das Netz jedoch zu spannen, indem die gesamt Kommunikationskultur, Werte, Vision und Mission des Unternehmens einfließen und transportiert werden, ist meist kaum Thema. Hier liegt unserer Meinung nach noch sehr viel Potential, welches geschöpft werden kann, um der Gesamtkommunikationsstrategie eines Unternehmens Strahlkraft und Stringenz zu geben.

6. Abschließende Betrachtung – „good to know“ für Ihre Planung

Zum Schluss möchten wir noch ein paar letzte Gedanken aufgreifen, die bei der Planung und Umsetzung aber auch ganz allgemein mit dem Thema virtuelle & hybride Events einhergehen.

Besucher von Messen haben mittlerweile die klare Erwartungshaltung, von virtuellen Elementen auf physischen Messen begeistern zu werden. Und das ist unserer Meinung nach auch der richtige Weg. In Zukunft muss sich jeder mehr und mehr die Sinnfrage für sein Handeln stellen. Ist es z.B. noch sinnvoll große Produkte über den Kontinent zu fliegen oder zu verschiffen, nur um es 3 Tage auszustellen. Genau hier setzen technologische Lösungen wie VR/AR, WebGL, virtuelle Räume oder digitale Elemente, die die Produkte auf der Messe vor Ort mit Informationen erweitern, an. Die Webtechnologie ermöglicht es, die Inhalte des Events oder der Messe im Nachgang dauerhaft auf der Homepage oder mobilen Endgeräten einzubinden. Das gewährt eine nachhaltige Nutzung und stellt den Content anderen Interessenten zur Verfügung, die nicht unbedingt vor Ort sein müssen. Die physische Messe ist daher nicht unzeitgemäß, sondern muss mehrwertstiftend durch virtuelle Produkte, nachhaltig und zukunftsfähig gemacht werden. Ziel sollte es demnach sein, das Beste aus beiden Welten zu vereinen und die Vorteile auszuspielen.

Zuletzt möchten wir mit dem Irrtum aufräumen, das virtuelle Event sei pauschal immer der billigere Zwilling zur Veranstaltung vor Ort. Klar kann mit vielen Stellschrauben in den Bereichen Design, Animationen, Features, Detailgrad und Tiefe des Storytellings oder Branding, das virtuelle Event viel mehr im Preis beeinflusst werden. Aber ein gutes Event hat immer seinen entsprechenden Preis, ob physisch oder virtuell. Einer der größten Fehler ist es, große Summen und Leidenschaft in die Forschung und Entwicklung neuer Produkte zu stecken, die Innovationen aber dann nicht entsprechend sichtbar zu machen und an der Vermarktung zu sparen. Die Qualität der Produkte sollte sich somit auch im Marketing und der Kommunikation wiederfinden.

Was ist in Zukunft also realistische Praxis? Ob riesige Messen wieder zurückkehren ist fraglich. Wir sehen hier eher neue Konzepte in den Startlöchern. Konferenzen oder Networking-Veranstaltungen mit Eventcharakter, bei der die Branche zum Austausch auf lokaler Ebene zusammengebracht wird. Diese werden dann über die digitalen Möglichkeiten zu globalen Branchentreffen erweitert.  Klassische Produktlaunches werden nach und nach in den virtuellen Raum umziehen, da dort viel nachhaltiger und effizienter präsentiert werden kann.

Wir hoffen, wir konnten euch mit diesem detaillierteren Einblick in die Welt der virtuellen & hybriden Events aber auch der klassischen Veranstaltungswirtschaft die drängendsten Fragen beantworten.
Wir freuen uns natürlich sehr, wenn Ihr noch mehr zu dem Thema erfahren wollt. Hierfür können wir gerne in den Austausch kommen.

Let´s talk!

GETPIONEERS GmbH

Autor: Jonas Walter